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Rechnungsformat ändern - PDF mit ZUGFeRD oder XML-Datei

CleverReach bietet Ihnen die Möglichkeit, das Rechnungsformat nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Sie können Ihre Rechnungen entweder als PDF mit ZUGFeRD-Standard oder als XML-Datei erhalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Rechnungsformat ändern können:

E-Rechnung (XML-Datei – z. B. xRechnung)

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format vorliegt. Sie entspricht den gesetzlichen Anforderungen und ist insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend.

Merkmale:

  • Reines XML-Format (z. B. xRechnung)
  • Keine visuelle Darstellung – die Datei ist für Menschen schwer lesbar.
  • Vorgeschrieben für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.

ZUGFeRD (Hybrides Format – PDF & XML)

ZUGFeRD kombiniert eine klassische visuelle PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.

Merkmale:

  • Enthält eine PDF-Datei (visuell lesbar) und eine eingebettete XML-Datei (maschinenlesbar).
  • Kann sowohl von Unternehmen als auch von Behörden genutzt werden.
  • Praktisch für Unternehmen, die sowohl strukturierte Daten als auch eine klassische Rechnung benötigen.

Rechnungsformat im Account ändern

    1. Loggen Sie sich in Ihrem CleverReach Account ein.

    2. Klicken Sie auf das Profil-Icon oben rechts > Mein Account.

    3. Klicken Sie in der Account-Übersicht auf den Reiter Tarife & Abrechnung > Rechnungsadresse.

    4. Sie können hier auswählen, in welchem Format Sie Ihre Rechnung erhalten wollen.
      Es gibt diese drei Möglichkeiten: 
      - eine PDF mit ZUGFeRD-Standard und eine zusätzliche XML-Datei (xRechnung)
      - eine PDF mit ZUGFeRD-Standard
      - eine XML-Datei (xRechnung)

    5. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Ihre nächste Rechnung erhalten Sie nun in diesem gewählten Format.

Sie erhalten Ihre Rechnung immer an Ihre im Account hinterlegte E-Mail-Adresse.
Ihre Rechnung befindet sich im Anhang der E-Mail und enthält z. B. eine Rechnungs-PDF und eine XML-Datei, welche Sie in Ihr Buchhaltungssystem einpflegen können:

Hilfe & Support

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie jederzeit gerne unser Service Team kontaktieren.